Одржување состаноци ми се убедливо најомразената работа која ја имам во мојата професионална кариера. Се случуваат премногу често и дефокусираат од работа, траат долго време и имаат слаб ROI, за тоа колку вложуваме во нив.
Во било кое модерно работно место ова не треба и не смее да биде така. Суштината на состанокот е размена на брзи информации, квалитетни идеи и поделба на задачите. Идејата е зголемување на интеракцијата помеѓу тимот и промовирање на внатрешна комуникација и решавање на проблемите. Но, состаноците се почесто стануваат само изговор за неработење или губење на време за целиот тим, бидејќи се водат погрешно. Не велам дека не требаат да има одморање или тим-билдинг активности, но не и кога не притискаат роковите.
Во прилог споделувам листа на идеи и предлози што помагаат секој состанок да биде брз, продуктивен и со јасна цел зошто е закажан.
1) Поставете јасна цел за состанокот.
Една од најстрашните работи кои ни се случуваат во секојдневието на работа е кога почнува вториот час од состанокот, а уште никому не му е јасно зошто е во просторијата. Затоа, поставете јасна цел и причина зошто има потреба да бидат сите собрани на состанок. Кога се закажува состанокот запрашајте се дали не е подобро ова да заврши како телефонски повик или комуникација преку е-пошта или пораки.
2) Одредете време за крај на состанокот.
Сите сме заглавиле барем еднаш на состанок без крај по повеќе часа дискусија. После 45 минути, дисциплината во собата се распаѓа и концентрацијата на учесниците е двојно намалена. Почнуваат да се формираат мини групи на состанокот, кои дискутираат паралелно и настапува какафонија од звуци во која ретко кој со кого се слуша, а уште помалку знае до каде е стасан состанокот.
Затоа, на почетокот на состанокот договорете и очекувано времетраење. Нека биде еден час, час и половина, па дури и три часа доколку има потреба за тоа. Но, сите да бидат свесни за должината на состанокот.
#ПроТип: на долги состаноци секогаш правете пауза од 10 минути на секој час – паузите ќе осигураат одржување на кондицијата на концентрацијата.
3) Одредете агенда за состанокот.
Утврдената агенда и јасните точки на дискусија дозволуваат секој да дојде спремен на состанокот, со чисти очекувања и визија за дискусија. Не само што состанокот ќе биде структуиран, туку и полесно можат да се запишуваат забелешки, делат задачи и ќе има сеопшт зголемен фокус на целиот тим, без голема можност за дигресии и нерелевантни дискусии за време на состанокот. Дополнително, ова сигурно ќе ви помогне да бидете на експедитивни и да поминете голема агенда за најкусо време. Структуирани дискусии се секогаш подобри од отворени сесии.
4) Закажете посебни брејнсторминг сесии.
Сите обожаваме да седиме на забавните и отворени дискусии, кога се спрема нов проект или се развиваат идеи на брејнсторминг сесија. Но, брејнстормингот доколку не е насочен, ќе произведе голем број на идеи, но не нужно добри. Дополнително, брејнсторминг сесиите, не можат и не треба да бидат составен дел од состаноци.
Состаноци се држат после или пред брејнсторминг сесии, но и треба да се има на ум дека најчесто нема потреба за повеќе од една брејнсторминг сесија. Најдобриот начин за водење на брејнсторминг сесии е кога лидерот на тимот води половично-структуирана дискусија преку серија на прашања до сите во просторијата. Идеално идеите се запишуваат на табла, а на крајот еден од тимот ги срочува во кратки параграфи и ги испраќа до сите, каде потоа преку е-пошта ќе можете да продолжите со дискусија и дообработка.
5) Оставете простор за тие што секогаш молчат.
Секој состанок има најмалку двајца кои секогаш молчат и потврдно климаат со главата на секоја искажана реченица. Без разлика дали е од срам или немање што да се каже за дадената дискусија, како водач на состанокот, потребно е секогаш да ги прозивате и да им давате шанса и на тие луѓе да зборуваат.
Најлошо е кога сите состаноци имаат по тројца дежурни кривци кои ја водат секоја дискусија и не дозволуваат други да се приклучат. Тоа не само што го ограничува обемот на идеи и различни размислувања, туку може да допринесе и до демотивирање на одредени вработени. Задачата на лидерот е да даде шанса на секој да се искаже и да го слушне сечие мислење. Ничие мислење не е залудно.
6) Никогаш не закажувајте состаноци за пишување документи.
Најзалудно потрошеното време е состанок за групно пишување на документи. Состанок треба да има единствено за затворање и финализирање на документи. Драфтирањето документи завршете го пред да се закаже состанок, а потоа драфтот затворајте го на финален состанок. Групното пишување треба да остане работа за основно училиште.
7) Поделете материјали за читање ПРЕД состанокот.
Заедничкото читање на документи за време на состанокот осигурува дека луѓето немале време да го „сварат” документот. Ова значи дека подоцна кога ќе се вратат на работните места и ќе го дообработат документот, ќе почнат да поставуваат дополнителни прашања или да даваат предлози. Со ова комуникацијата ќе се распрска на повеќе мали групи, без координирана дискусија. Затоа, кога закажувате состанок испратете ги и документите за читање за состанокот, со конкретни насоки за предлози и коментари. Ве уверувам дека на состанокот ќе имате далеку попродуктивна дискусија, која ќе произведе многу подобри предлози, а со тоа и многу поквалитетен продукт.
